Horarios Alternativos del Trabajo

¨Horarios semanales condensados me ahorran 500 millas por mes de deterioración del coche. También, me permite cumplir recados personales que son difíciles a cumplir durante una semana del trabajo normal.¨
– Michael Dutton, Empleado, CAMPO, Austin

Definición

Horarios del trabajo alternativos (también conocido como horas del trabajo variables) constan de tres estrategias principales: horario flexible, horarios semanales condensados y turnos escalonados.

Horario flexible- Los empleados trabajan horas especificadas cada semana, pero tienen la flexibilidad en la hora al llegar, la hora de almuerzo y la hora de salir.

Horarios semanales condensados- Los empleados trabajan más horas que lo normal cada día, pero trabajan menos días por la semana o el periodo de pago.

Turnos escalonados- Los empleados llegan y salen a tiempos diferentes en turnos. Los turnos pueden estar escalonados desde 15 minutos a 2 horas.

Beneficios

Empleador
Reduce la congestión del estacionamiento y la hora de llegar y salir
Menos estrés para los empleados y mejor productividad
Mejora moral y retención de los empleados
Reduce la tardanza
Económico a proveer
Puede ofrecer la flexibilidad para otros programas de Commute Solutions
Turnos escalonados ofrecen más cobertura debido a una jornada extendida

Empleado
Más flexibilidad para tiempo personal y trabajo
Puede ofrecer la flexibilidad para otros programas de Commute Solutions
Reduce el tiempo para el viaje diariamente al trabajo durante la hora punta

Comunidad
Menos atascos durante la hora punta
Mejor calidad del aire debido a menos atascos

Desafíos

El implemento de políticas y procedimientos
Reducir oportunidades para viajes compartidos debido a horarios diferentes
Asegurando que los deberes del trabajo están hechos
Monitorizando a los participantes

Pasos para Implementación

Horarios alternativos del trabajo están popular con empleados. Los empleadores tienen mucho trabajo adelante porque estos programas funcionan mejor con reglas generales establecidas. Lo mejor que se comunica las reglas generales, haya menos conflictos.

Los jefes podrían temer a los horarios alternativos del trabajo porque estos horarios pueden complicar como los empleados están monitorizados, la gerencia de los deberes y la terminación de deberes. Aunque, muchos empleadores ya tienen programas y reglas porque mucha gente no trabaja desde la 8 a la 5, hoy en día. Además, empresas de manufactura y producción han experimentado con turnos escalonados y horarios semanales condensados para aumentar a la productividad.

Para el empleador, el objetivo es utilizar a los horarios alternativos y apoyar opciones de Commute Solutions.

¿Dónde empiezo?

1. Forme un Equipo

La mayoría de las estrategias de Commute Solutions requieren contribución de varia gente y departamentos. Para horarios alternativos del trabajo, la contribución es crucial. Debido a leyes de labor que cambian entre estados, es importante que el departamento legal o un abogado esté involucrado y repase nuevas políticas. Además, el personal de recursos humanos debe estar involucrados desde el principio. Porque, ellos estarán implementando los cambios y tienen pericia en el desarrollo de políticas de personal.

2. Establezca los Objetivos

El primer paso es establecer objetivos para el programa de horario alternativo del trabajo. ¿Pretende promocionar otras estrategias de Commute Solutions, como el uso compartido del automóvil o camioneta? ¿Hay bastante tráfico en el lugar del trabajo a causa de empleados que llegan y salen al mismo tiempo? ¿O los empleados simplemente están solicitando más flexibilidad?
Cuando los objetivos están establecidos, el equipo puede examinar cuales estrategias funcionaría mejor y cuales posiciones estarían adecuados para el programa.

3. Escoja las Estrategias

Todas las estrategias tienen características únicas que deben estar considerados.

Cobertura
Las horas que ciertos empleados tienen que estar trabajando. Por ejemplo, ciertos puestos pueden requerir que los teléfonos o áreas de recepción estén cubiertos durante horas específicas o que se necesite personal de servicio al cliente adicional durante las horas punta.

Requisito de Trabajo
La cantidad de horas o la cantidad de trabajo que debe realizarse cada día o semana.

Horas Laborales
Las horas de operación de un empleador. Recuerde que extender el tiempo de trabajo para acomodar horarios flexibles también puede aumentar los costos operativos relacionados con la iluminación, la climatización, seguridad, etc. Sin embargo, los horarios flexibles permiten una cobertura más larga debido a los horarios escalonados.

Elección
La decisión sobre qué puestos y empleados individuales podrán participar, a qué nivel será la participación y si la participación es la elección del empleado o la administración.

Responsabilidad
Asegurarse de que los empleados sigan los horarios y/o los requisitos de trabajo. Con diferentes empleados en diferentes horarios, puede ser difícil controlar quién hace qué y si eso es lo que se deben hacer. Se puede usar tarjetas de tiempo, registros u otros sistemas. Sin embargo, la evaluación del empleado y la productividad suelen ser las mejores medidas para la rendición de cuentas.

Además, las horas de trabajo flexibles y condensadas tienen sus propios atributos de definición.

Tiempo Flexible
Programas de tiempo flexible se basan en las siguientes estructuras y definiciones:

Horas Críticas
La mayoría de los empleadores requieren horas críticas, horas en que todos los empleados deben estar presente.

Horario de Deslizamiento
Los empleados escogen la hora de empezar cada día, y su hora de salida es simplemente cuando se trabajan las horas obligatorias. Un horario de deslizamiento típico se permite le llegada entre 6 y 9 de la mañana y la salida entre 3 y 6 de la tarde.

¨Flexitour¨
Los empleados escogen la hora de empezar cada día, pero ese tiempo está escogido por un tiempo definitivo (quizás 6 meses o un año).

¨Maxiflex¨
Lo último en flexibilidad, los empleados básicamente pueden trabajar cualquier hora que deseen dentro de un período de 24 horas. Las horas adicionales en ese período se pueden acumular para acortar días o semanas en el futuro.

Horas de Créditos
Para los sistemas que permiten la acumulación de horas o si se alcanzan horas extra, se puede otorgar horas de crédito que permitan reducir el tiempo de trabajo en el futuro.

Horarios Semanales Condensados
Los horarios condensados se pueden estructurar de varias maneras, pero generalmente se clasifican en las siguientes dos categorías.

El Sistema de 4/40
Los empleados trabajan cuatro días de diez horas y tienen el quinto día libre.

El Sistema de 9/80
Los empleados trabajan ocho días de nueve horas y un día de ocho horas, y tienen el décimo día libre.

Otra estructura común en las empresas de manufactura es el sistema de 3/36. Hay tres días de 12 horas con dos días libres. Las cuatro horas que faltan suelen estar regalado por trabajar esos días largos y extendidos.

Días Libres
Normalmente los días libres de los participantes de horarios condensadas están divido. La mitad elige el lunes y la otra mitad elige viernes, pero se puede utilizar cualquier variación en los días.

4. Elija los Tipos de Participantes

Cuando un empleador entienda cuales estrategias estarán beneficiosas y factibles, se puede definir cuales posiciones podrían estar elegible para horarios alternativos. Esta selección definirá quien puede participar en cual tipo de programa.

Por ejemplo, una combinación de tiempo flexible y horarios condensados funcionaría para un departamento de contabilidad que se encarga de funciones de cuentas por pagar y cobrar. Sin embargo, representantes de servicio al cliente, en un centro de llamadas, solo podrían trabajar horarios condensados con días de descanso que alterna para los empleados participantes. Horas del servicio al cliente extendidas estarán un beneficio del tiempo flexible porque las horas de apertura estarán extendidas. Aunque, el tiempo flexible podría reducir el número de representantes necesarios a ciertas horas.

5. Desarrolle las Políticas

Cuando haya emparejado los dos siguientes pasos, el equipo podrá desarrollar las políticas escritas.

  1. Los objetivos con las estrategias
  2. Las estrategias con las posiciones adecuadas

Las políticas podrían estar detalladle y rígida o flexible para considerar las necesidades de departamentos o gerentes diferentes. La clave es ponerlo por escrito porque políticas arbitrarias e inconsistentes podrían causar disputa.

Cuando esté desarrollando políticas, asegúrese que incluya las características (requisitos de trabajo, horas de trabajo, cobertura, etc.), los atributos específicos a cada estrategia y otras consideraciones (abajo).

6. Examine Otras Consideraciones

Trabajo de Tiempo Completo o Tiempo Parcial
Los requisitos de trabajo, las horas y otras características podrían diferir para los trabajadores de tiempo parcial y tiempo completo.

Días de Fiestas
Políticas para los días de fiestas deberían estar considerados. Algunas agencias gubernamentales tienen reglas que definen que horas se pueden ¨perder¨ a causa de los días de fiestas. Estas reglas podrían afectar los empleados quienes tengan días extendidas.

Entrenar a Empleados en Área Relacionada o Rotar Empleados
Algunos empleados que no son elegibles podrían participar si el empleador entrena a sus compañeros de trabajo para proveerles cobertura. Diferentes empleados pueden rotar para ayudar a cubrir los deberes necesarios.

Pilotos y Períodos de Prueba
El equipo puede alentar a los gerentes, que no están seguros de comenzar horarios de trabajo alternativos, para probar una prueba piloto con un número limitado de empleados. Además, los empleados que consideren dichos programas pueden querer tener un período de prueba de un par de semanas para ver si el nuevo horario les funciona a ellos y a su gerente.

Permitiendo para Consideraciones Especiales
Los programas obligatorios para semanas de trabajo condensadas y turnos escalonados podrían crear problemas para algunos empleados que tienen horarios fijos para viajes compartidos, niños, necesidades médicas, familiares, etc. Si el empleado no firmó con el empleador según el acuerdo, podría ser injusto imponérselo, y una consideración especial para permitirles continuar su horario existente podría estar necesario.

7. Apoye Vehículos Compartidos, Transporte Público, Caminar/Andar en Bicicleta

El tiempo flexible y las semanas condensadas podrían ofrecer otros beneficios de Commute Solutions. El tiempo flexible apoya el uso del transporte público o caminar/andar en bicicleta porque un horario flexible acomodaría el tiempo adicional para llegar al trabajo. Horarios condensados permitirían que los participantes pueden hacer un mandado en sus coches durante sus días libres.

El tiempo flexible podría entorpecer el comparte de viaje en coche o en camioneta (¨Carpool¨ y ¨Vanpool¨). Por ejemplo, un tiempo flexible abierto deja que los compañeros escogen horarios que satisfacen al horario de los compañeros de coche. Pero un tiempo flexible fijo podría interferir con el horario de los compañeros de coche si desean llegar a una hora diferente.

Similarmente, el horario condensado podría causar problemas para el comparte de viaje en coche o en camioneta porque los horarios extienden las horas del trabajo.

Estos problemas normalmente ocurren en empresas grandes cuando gerentes diferentes asignen requisitos diferentes para el tiempo flexible u horarios condensados. El empleador podría considerar una encuesta de los jefes del departamento para ver distintas las reglas y procedimientos entre la empresa. Ahora, el equipo podría crear una estrategia para coordinar el ¨carpool¨ y estandarizar políticas en estas situaciones.

Finalmente, los beneficios de los horarios alternativos del trabajo pueden tener influencias en las opciones de Commute Solutions. Por ejemplo, si los participantes de los horarios condensados estén requeridos a escoger ciertos días de la semana libres, los que participan en Commute Solutions tendrán la elección primera para su día libre.

Ahorro de Costos

Consulte la Calculadora de Ahorro de Costos en este sitio para averiguar cuánto dinero pueden ahorrar los empleados con horarios de trabajo alternativos (principalmente viajes reducidos de horarios semanales condensados).

Para el empleador, los horarios semanales condensados, si se estructuran adecuadamente, también pueden generar ahorros significativos debido a la reducción de las necesidades del estacionamiento.

Caso Práctico

La capacidad de variar los horarios de inicio o trabajar días más largos de una semana de trabajo condensada es una forma de hacer negocios en Frank Russell Company, un negocio de servicios financieros con sede en Tacoma, Washington. La compañía depende de una combinación de horario flexible, semanas de trabajo condensadas y teletrabajo para extender la cobertura a los clientes y para aumentar la moral de los empleados y la satisfacción con el entorno de trabajo.

El tiempo flexible ayuda porque un inicio más temprano o un día más prolongado aumenta a la comunicación telefónica con el personal internacional. Además, dado que Wall Street abre a las 9 a.m. en Nueva York, los comerciantes de la costa oeste deberían comenzar a las 6 a.m.

Por el otro lado, el departamento de informática encuentra que cuatro días de 10 horas hacen que sea más fácil realizar algunas tareas antes o después de que los empleados necesiten usar sus computadoras. El departamento de consultoría ofrece semanas de trabajo condensadas para el personal administrativo. Por ejemplo, un asistente administrativo trabaja cinco días de ocho horas una semana y cuatro días de 10 horas el siguiente para recibir un día libre cada dos semanas. Él es parte de un equipo de cuatro personales administrativos que conjuntamente apoyan a cuatro ejecutivos.

Aumentar las horas de cobertura, más la idea de entrenamiento cruzado y trabajo compartido, resulta en menos horas extraordinarias. Sin embargo, el mayor beneficio para Russell son empleados más felices y baja rotación. Siempre que la cobertura sea adecuada, el personal puede cambiar los días libres de un período de pago a otro.

Al final, la gerencia hace dos preguntas al tomar decisiones sobre las solicitudes de opciones de trabajo:

  1. ¿Mejorará la satisfacción general del empleado o el desempeño laboral?
  2. ¿Hará daño al desempeño de los deberes que no sea aceptable o que no se vea compensada por otras mejoras?

Fuente: Programa de Energía de Extensión Cooperativa de la Universidad Estatal de Washington