Manejo de Estacionamiento

“Creo que es genial poder elegir si necesito estacionar. En mi caso, ir en bicicleta al trabajo es conveniente, así que mi empleador me paga por el espacio que no uso … todos salimos adelante “.
– Thomas Butler, Empleado, Downtown Austin Alliance

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Definición

El reembolso del estacionamiento es un programa que permite a los empleados optar por no tener un espacio de estacionamiento y, en su lugar, recibir una compensación. El empleador que alquila (o posee) un espacio le paga al empleado para que no se estacione.

Beneficios

Empleador

  • Reducción de las necesidades de estacionamiento
  • La mejor forma de reclutar nuevos participantes de Commute Solutions
  • Mayor participación en Commute Solutions

Empleado

  • Ingresos adicionales
  • Posible viaje garantizado a casa
  • Mayor participación en Commute Solutions

Comunidad

  • Menos necesidad de estructuras / lotes de estacionamiento
  • Una mayor participación en Commute Solutions conduce a otros beneficios para la comunidad, como la disminución del tráfico, la mejora de la calidad del aire, una mayor conectividad con la comunidad y mayores índices de ejercicio.

Desafíos

  • Impuestos de nómina adicionales para el empleador
  • Posible necesidad de pagar a los empleados que ya no usan estacionamiento
  • Los contratos de estacionamiento para los empleadores pueden retrasar los ahorros o complicar la implementación
  • Los empleados que retiran el dinero y se estacionan en otro lugar

Pasos de Implementación

El reembolso del estacionamiento puede ser una manera fácil para que muchos empleadores recompensen financieramente a sus empleados mientras promueven el transporte alternativo. El estacionamiento gratuito es el mayor obstáculo para que los empleados intenten alternativas al viaje individual.

Al ofrecer dinero para renunciar a ese estacionamiento (y por lo tanto conducir), el empleador dará un gran salto en sus esfuerzos para implementar los programas de Commute Solutions. En la mayoría de las situaciones, el programa puede estructurarse de modo que el empleador tenga poco o ningún costo.

Evaluar la situación del estacionamiento

Un análisis del sitio debe proporcionar una buena visión de cómo el empleador administra su estacionamiento. Necesitará la siguiente información:

  • La cantidad de empleados que se estacionan en el trabajo (incluidos aquellos que no pueden encontrar un espacio proporcionado por el empleador).
  • La cantidad de empleados que no usan espacios de estacionamiento porque utilizan otras Commute Solutions.
  • Cuantos espacios hay disponibles para el estacionamiento de los empleados (asegúrese también de anotar los tipos, como “Solo automóvil compacto”, “Discapacitado”, etc.)
  • Cuánto paga el empleador por el espacio de estacionar promedio (si el empleador es dueño del lote, trate de obtener una estimación de cuánto cuestan los costos de construcción y mantenimiento para un lugar. El administrador de su instalación podría ayudarle con el cálculo).
  • Los contratos de arrendamiento y detalles (cómo el empleador paga por los espacios) para el estacionamiento arrendado. Los contratos de arrendamiento pueden ser por espacios reservados, o simplemente una cantidad de espacios en general. Además, algunos contratos de arrendamiento son para estacionamiento agrupado, lo que significa que el empleador no tiene la opción de agregar o restar espacios individuales cada mes dado que el costo está incluido en el alquiler.
  • Determinar el pago y el procedimiento del reembolso
    • Los empleadores trabajan con la administración para establecer el pago correcto. Por simplicidad, podría suponer que si un empleador paga $80 por un espacio, el participante del reembolso recibirá $80 por mes. Sin embargo, las diferentes estrategias ofrecen diferentes beneficios al empleador y al empleado.
  • Deducción de Impuesto de Nóminas
    • Cuando los empleadores pagan un reembolso, básicamente están agregando al salario mensual del empleado. El empleado paga impuestos sobre ingresos y otras retenciones sobre el monto, lo cual es inevitable. El empleador también tiene que pagar impuestos adicionales sobre la nómina, lo que puede parecer un impedimento para usar el programa. Para evitar el problema, el empleador simplemente le puede pagar al empleado el 90% del costo del espacio y quedar con el resto. Entonces, en un espacio de $80, el participante de reembolso obtendría $72 dólares, y el empleador recuperaría $8 para cubrir los impuestos adicionales sobre la nómina.
  • Quedarse con una porción del dinero o pagar más que el espacio vale la pena
    • No hay regulaciones que indiquen cuánto dinero un empleador se puede quedarse con. Entonces en un espacio de estacionamiento de $80, un empleador podría pagar $60 al empleado y quedarse con $20. Recuerde, sin embargo, que uno de los principales beneficios de los programas de Commute Solutions es la buena voluntad que sus empleados sienten hacia su empleador por recibir beneficios. Si el empleado sabe que la compañía está saliendo adelante, parte de esa buena voluntad se puede perder. Por el contrario, algunos empleadores optan por dar a los empleados incluso más que el valor del espacio de estacionamiento, porque valoran la decisión de reembolso y los beneficios asociados que proporciona. Sin embargo, retener una parte del efectivo de estacionamiento ofrece cierta flexibilidad para las empresas que están experimentando dificultades veces. Por ejemplo, retener $5 adicionales de un desembolso mensual de $80 podría destinarse a financiar un programa como Viaje Garantizada a Casa (Guaranteed Ride Home) para todos los usuarios de Commute Solutions, o una empresa podría reservar algunos espacios abiertos que los participantes pueden usar si tienen que ir en coche ese día. Los empleadores deben considerar las ramificaciones de establecer un programa de reembolso si ya hay muchos empleados que no conducen al trabajo y en su lugar utilizan Commute Solutions. Para ser justos, estos empleados también deberían recibir un reembolso, y si el empleador no está recuperando dinero inmediatamente de la renta de menos estacionamiento, el programa podría parecer como un gran gasto. Para ayudar a compensar esos costos, se puede considerar diferentes estrategias para retener una pequeña porción del reembolso para el empleador.
  • Pagar a los empleados basado en los años del trabajo
    • Algunos empleadores han optado por pagar a los empleados según el tiempo que permanecen en la organización. Por ejemplo, en un espacio de $80, un empleado que había estado en el trabajo durante un año o menos solo podría obtener $50 por renunciar a un espacio, mientras que un empleado de tres años obtendría $60, y así sucesivamente.
  • Permitir que el reembolso va hacia programas de Commute Solutions
    • Una de las mejores formas de estructurar un programa es permitir a los empleados usan el dinero de reembolso para comprar pases de transporte público o vanpool. La transacción se puede manejar de una sola vez a través de la nómina, y el empleado obtiene el beneficio adicional de que no se paguen impuestos sobre la tarifa. Por ejemplo, en un espacio de $80, el empleador podría pagar $70 por el reembolso. El empleado podría usar $25 de esa cantidad (libre de impuestos) para un pase de vanpool, mientras que el restante $45 (con impuestos) se ahora como dinero extra.
  • Ofrecer un reembolso diario
    • Algunos empleadores tienen un sistema innovador para los empleados que no eligen aparcar en un día determinado. Con este sistema, el empleador generalmente posee el estacionamiento o el garaje y está buscando una manera de reducir la demanda cuando no hay suficientes espacios disponibles. Por ejemplo, una empresa de los EE. UU. da a los trabajadores que no se estacionan en un día determinado un pase válido por $3 de descuento en la cafetería.
  • Pagar una asignación mensual sin cambio
    • Muchos empleadores simplemente ofrecen a sus trabajadores un subsidio fijo (digamos $80) cada mes para pagar el estacionamiento u otras opciones para ir a trabajar. Por lo tanto, un conductor puede usar el dinero para estacionar, mientras que un pasajero de vanpool pagaría $25 por el pase y guardar el resto en efectivo.
  • Exigir que los participantes de reembolso utilicen Commute Solutions
    • Una posible desventaja del programa de reembolso es la posibilidad de que un empleado tome el efectivo y siga conduciendo hasta el trabajo. Dichos empleadores simplemente encuentran un espacio más barato más lejos que no pertenece al empleador. Un empleador podría requerir que los participantes utilicen otras estrategias de Commute Solutions, pero esto podría provocar la ira de algunos empleados que sienten que no reciben un trato justo por su deseo o necesidad de conducir al trabajo. Una mejor idea es alentar a estos conductores a que prueben ocasionalmente las alternativas para ir al trabajo. Los participantes de reembolso que continúan manejando no deberían ser un gran problema, porque a la mayoría le resultaría difícil ahorrar una cantidad sustancial de dinero en alternativas de estacionamiento.
  • Establecer un sistema de reembolso en espacios arrendados
    • Para los espacios arrendados desagregados, el empleador simplemente trabaja con la empresa de gestión de estacionamientos y la persona adecuada en su empresa para restar espacios a los participantes. Para los acuerdos de espacio de estacionamiento agrupados, el proceso puede ser un poco más complicado. El empleador puede tener que esperar hasta que el arrendamiento haya expirado para renegociar los términos y la cantidad de espacios. O una renegociación podría iniciarse antes del vencimiento si el propietario de los espacios está dispuesto. Desafortunadamente, el propietario de los espacios solo se beneficiará con los programas de reembolso si hay alguien más en el edificio o área que esté dispuesto a arrendarlos cuando estén vacíos. Por otro lado, el propietario puede estar muy dispuesto si no hay suficiente estacionamiento disponible para sus inquilinos. Entonces, el empleador debe evaluar la situación y trabajar creativamente para lograr un sistema de reembolso que brinde beneficios a todos los involucrados.
  • Establecer un sistema de reembolso en espacios proporcionados por su empresa
    • Si un empleador posee un espacio, probablemente no esté pagando una tarifa por ello cada día. Entonces, ¿cuál sería el beneficio de pagar a los empleados para que no se estacionen? A menudo, los empleadores:
    • No tienen suficientes espacios de estacionamiento para sus empleados y estarán receptivos a la búsqueda de formas de reducir el número de personas que necesitan espacios. Reducir la necesidad hace que los empleados que tienen problemas para encontrar el estacionamiento sean más felices y posiblemente impida la necesidad de construir nuevos espacios de estacionamiento costosos.
    • Se están mudando y quieren reducir su costo de construir menos espacios.
    • Tienen suficiente estacionamiento, pero podrían alquilar espacios vacíos a otros empleadores para obtener un beneficio.
    • Tienen suficiente estacionamiento, pero desean aumentar el número de espacios para clientes o visitantes
    • Tienen suficientes espacios, pero quieren reducir el presupuesto de mantenimiento.
  • Determinar las necesidades administrativas para los programas de reembolso
    • El empleador deberá trabajar con la nómina para desarrollar un formulario de elección simple que permita a los empleados elegir el programa de reembolso. Estas elecciones suelen ser sencillas y fáciles de administrar.
  • Desarrollar incentivos
    • El reembolso del estacionamiento desarrolla su propio incentivo… ¡efectivo! Pero recuerde, la mayoría de las personas que renuncian a su espacio de estacionamiento necesitarán encontrar otra manera de llegar al trabajo, por lo que los empleadores deben explorar los incentivos que respaldan otras estrategias de Commute Solutions. Y dado que es probable que el empleado no deje de viajar en automóvil por completo, tres incentivos son particularmente útiles:
    • Ofreciendo un programa garantizado de regreso a casa
    • Permitirles usar la flota del empleador para reuniones, uso personal, etc., durante el día
    • Mantener espacios abiertos adicionales y permitir que el empleado ¨pide prestado¨ un espacio de estacionamiento si es necesario

Ahorro de Costos

Los costos y ahorros para el estacionamiento de reembolso dependen de si el empleador alquila o posee un espacio, y de cuánto se le paga a un empleado para que no use el espacio. (Algunos estados también ofrecen créditos de impuesto para los empleadores que instituyen el reembolso del estacionamiento, pero Texas no está incluido).

En un ejemplo típico, un empleador puede ahorrar dinero por cada empleado participante:

  • Un despacho de abogados ofrece a cada empleado un espacio de estacionamiento a $80 por mes.
  • Casi 15% de los 170 empleados, se inscribe en un programa de reembolso de estacionamiento patrocinado por el despacho.
  • El despacho paga a cada uno de los 25 empleados participantes una tarifa mensual para no aparcar. Los empleados que han estado en la empresa un año o menos obtienen $50, aquellos que han estado allí por tres o más años obtienen $60, y aquellos con más de cinco años obtienen $70. El número de empleados en esas categorías es 5, 15 y 5, respectivamente.
  • El despacho paga unos dólares por cada empleado en impuestos adicionales a la nómina, una cantidad que se compensará con los ahorros totales.
  • La firma ahorra ~$460 por mes con el programa. Además, ahorra una cantidad significativa de dinero en una mayor retención de empleados y productividad del trabajador.